POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. NORMATIVIDAD APLICABLE
Con el objetivo de dar
cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en
especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen,
complementen, desarrollen, deroguen o modifiquen), al Decreto 1377 de 2013 y a
la Ley 1266 de 2008 se presenta la política de tratamiento de datos para los
Titulares de la información de los datos personales que se encuentren
registrados en las bases de datos de WOMTUR.
Esta Política de Tratamiento de
Datos Personales tiene como objeto informarle sobre los aspectos relevantes en
relación con la recolección, finalidad, uso, manejo y transferencia de datos
personales que WOMTUR realiza, también se dan a conocer sus derechos como
Titular.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
WOMTUR identificada con NIT 42092676-5 es una empresa suscrita en la
Cámara de Comercio de Pereira, con el objeto social de Agencia de viajes, con
domicilio en la ciudad de Pereira, en la Calle 20 2 61, Teléfono +57 3206116667,
correo electrónico clientes@womtur.com.
WOMTUR actúa como responsable y
encargado del tratamiento de los datos registrados en sus bases de datos y no
tiene asignado ningún encargado del tratamiento de datos externo a la empresa.
3. DEFINICIONES
Para tener total entendimiento de
la Política, se deben tener en cuenta las siguientes definiciones conformes con
la legislación vigente sobre la materia:
Autorización:
Consentimiento previo, expreso e
informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad:
Comunicación verbal o escrita
generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus
datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las
políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de
acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a
los datos personales.
Base de Datos:
Conjunto organizado de datos
personales que sean objeto de Tratamiento. Cookie: Es un archivo que envía un
servidor web al disco duro del usuario que lo visita, con información sobre sus
preferencias y sobre sus pautas de navegación a la hora de ingresar a internet.
Dato personal:
Cualquier información vinculada o
que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o
determinables.
Dato semiprivado:
Es semiprivado el dato que no
tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o
divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo
de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero, crediticio y
de actividad comercial.
Datos sensibles:
Se entiende por datos sensibles
aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar
su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico,
la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos
y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a
la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Dato público:
Es el dato que no es semiprivado,
privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos
relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su
calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos
públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Encargado del Tratamiento:
Persona natural o jurídica,
pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el
tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Información financiera,
crediticia y comercial:
Es aquella referida al
nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias,
independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.
Responsable del Tratamiento:
Persona natural o jurídica,
pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base
de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular:
Persona natural cuyos datos
personales son objeto de tratamiento. Teniendo en cuenta que la empresa tiene
sitio web también se denomina titular al usuario del portal web que haga
entrega de sus datos personales por este medio.
Transferencia:
La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión:
Tratamiento de datos personales
que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la
República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento
por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de
operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento,
uso, circulación, transmisión o supresión.
4. RECOLECCIÓN DE DATOS
WOMTUR podrá solicitar
información del titular vía correo electrónico, presencial, telefónica, chat,
aplicativo móvil o por su sitio web a clientes, proveedores, colaboradores,
empleados, prospectos, aspirantes a vacantes de la empresa, casos en los cuales
solicitará la autorización para el tratamiento de datos.
WOMTUR en ningún momento
solicitará a clientes o prospectos información catalogada como sensible tal
como la relacionada con la orientación política, religiosa, sexual o
filosófica, el origen racial o étnico, la pertenencia o participación a
sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos o datos relativos a
la salud.
WOMTUR podrá solicitar
información a los usuarios que ingresen a los portales web, cuya respuesta en
cualquier caso será voluntaria. Al ingresar al portal web, el usuario acepta
que en caso de dar información personal lo hace de manera voluntaria y adquiere
el compromiso de suministrar información personal correcta y verdadera, así
como proceder a la actualización de sus datos cada vez que se requiera.
Si el usuario ingresa vía,
telefónica, chat, presencial, por aplicativo móvil o redes sociales, WOMTUR
solicitará autorización del manejo de sus datos personales, así como proceder a
la actualización de sus datos cada vez que se requiera vía correo electrónico.
WOMTUR en ocasiones utilizará
cookies para identificar a los usuarios que visitan el portal web, recordar sus
preferencias y proporcionar servicios personalizados.
La información y/o datos
personales que recolectamos del titular por cualquiera de nuestros medios, son
los siguientes:
- Para cotizaciones: nombres
completos, número de identificación, correo electrónico y número telefónico del
titular.
- Para reservas: nombres
completos, número de identificación, fecha de nacimiento, correo electrónico,
número telefónico, dirección de domicilio del titular, adicional los nombres
completos de los acompañantes, fechas de nacimiento, números de identificación.
- Para facturación: nombres
completos o razón social, número de identificación o NIT, correo electrónico,
número telefónico y dirección de domicilio del comprador.
- Para pagos: Datos de la tarjeta
como franquicia, banco del que hace parte, datos personales del
tarjetahabiente, correo corporativo, correo personal, dirección domiciliaria.
- Para actualización perfil del
cliente: Preferencias y gustos al momento de viajar.
4.1 INFORMACIÓN ADICIONAL
SOLICITADA A TRABAJADORES O COLABORADORES DE LA EMPRESA
WOMTUR podrá solicitar a sus
trabajadores o colaboradores información que podría catalogarse como sensible
tal como nivel de escolaridad, edad, estado civil y/o características de la
vivienda (propia o arrendada), se solicita el nivel de escolaridad con el fin
de validar el cargo a desempeñar por el titular, en caso que el cargo requiera
un nivel de escolaridad definido, los demás datos para enfocar los programas de
salud y seguridad en el trabajo y de promoción y prevención.
Así mismo podrá solicitar
información sobre las incapacidades médicas de los trabajadores para control de
ausentismo, y así enfocar los programas de promoción y prevención y dar
cumplimiento al Decreto 1072 de 2015.
5. AUTORIZACIÓN
WOMTUR podrá usar cualquier
mecanismo para obtener la autorización de tratamiento de datos ya sea escrito,
de forma oral o vía correo electrónico que permitan concluir de forma razonable
que se otorgó la autorización. Así mismo WOMTUR mantendrá registros o mecanismos
necesarios para demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de
los titulares de datos personales para el tratamiento del mismo.
La autorización del Titular No
será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por WOMTUR
en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o
sanitaria.
- Tratamiento de información
autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el
registro civil de las Personas.
6. USOS Y FINALIDADES DEL
TRATAMIENTO DE DATOS
En desarrollo de su objeto
social, del mantenimiento de vínculos comerciales, del cumplimiento de
contratos de trabajadores, colaboradores, clientes, aliados y del cumplimiento
de órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas, WOMTUR podrá dar
tratamiento a los datos personales para:
- Lograr una eficiente
comunicación relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas,
promociones, alianzas, concursos, contenidos y demás actividades y así
facilitarle el acceso general a la información de éstos.
- Enviar información de los
destinos y planes solicitados a partir de la comunicación con nuestro call
center o agencias, a través de nuestros números telefónicos nacionales,
portales web, chat, aplicativos móviles o redes sociales.
- Evaluar la calidad de nuestros
productos y servicios mediante encuestas de satisfacción y realizar estudios
sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de producto,
concepto y otras relacionadas con nuestros servicios.
- Realizar actividades de
mercadeo, promoción, publicidad, facturación, cobranza, recaudo, mejoras en el
servicio, consultas, verificaciones, control, habilitación de medios de pago,
prevención de fraudes, así como cualquier otra actividad relacionada con
nuestros servicios y oferta actuales y a futuro para el cumplimiento de las
obligaciones contractuales y de nuestro objeto social, a través de cualquier
medio en forma directa.
- Prestar asistencia de nuestros
servicios a través de nuestro Departamento de servicio al cliente.
- Realizar las gestiones
necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios
contratados con WOMTUR
- Controlar y prevenir el fraude
en todas sus modalidades.
- Facilitar la correcta ejecución
de las compras y prestaciones de los servicios contratados.
- Dar respuesta a algún
requerimiento, solicitud, queja o inquietud enviada por un titular. Responder
requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
- Realizar validación de
identidad en bases de datos o centrales de riesgo que sean requeridos por entes
de control.
Teniendo en cuenta los
tratamientos descritos anteriormente WOMTUR podrá:
- Conocer, almacenar y procesar
toda la información suministrada por el titular en una o varias bases de datos,
en el formato que estime más conveniente.
- Ordenar, catalogar, clasificar,
dividir o separar la información suministrada por el titular, de acuerdo a las
necesidades del momento en que se requiera.
- Verificar, comprobar, validar,
investigar o comparar la información suministrada por el titular, con cualquier
información que se disponga legítimamente.
- Acceder, consultar, comparar y
evaluar toda la información que sobre el titular se encuentre almacenada en las
bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente
constituida que permita establecer de manera integral e históricamente el
comportamiento judicial del titular.
- Estudiar, analizar,
personalizar y utilizar la información suministrada por el titular para el
seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de
condiciones de servicio, administración, seguridad y atención, así como para la
implementación de planes de mercadeo, campañas, beneficios especiales y
promociones.
7. DEBERES DE WOMTUR COMO
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Los Responsables del tratamiento
deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones
previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
- Garantizar al titular, en todo
tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las
condiciones previstas en la presente ley, los soportes de la respectiva
autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular
sobre la finalidad de la recolección, el uso dado a sus datos personales y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Tramitar las consultas y
reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
- Conservar la información bajo
las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Actualizar la información
cuando sea necesario.
- Suministrar al encargado del
tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente
autorizado de conformidad con lo previsto en la presente política.
- Exigir al encargado del
tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y
privacidad de la información del titular.
- Informar a la autoridad de
protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad
y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. DEBERES DE WOMTUR COMO
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Como encargado del tratamiento de
datos, WOMTUR deberá cumplir los siguientes deberes:
- Garantizar al titular, en todo
tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conservar la información bajo
las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la
actualización, rectificación o supresión de los datos.
- Actualizar la información
reportada por los responsables del tratamiento dentro del tiempo permitido por
ley.
- Tramitar las consultas y los
reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente
política.
- Registrar y catalogar los
procesos de reclamos realizados por parte del titular o autoridad competente.
- Abstenerse de circular
información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya
sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Informar a la Superintendencia
de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
titulares.
- Cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. DERECHOS DEL TITULAR DE LA
INFORMACIÓN
El titular de la información que
reposa en las bases de datos de WOMTUR tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar, verificar
y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del
tratamiento.
- Acceder en forma gratuita a sus
datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- Solicitar prueba de la
autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente
se exceptúe como requisito para el tratamiento.
- Tener acceso en cualquier
momento a la política de tratamiento de datos que se le aplica a sus datos
personales.
- Tener conocimiento del medio de
contacto por el cual puede acceder a sus derechos como titular ante el
responsable o encargado del tratamiento.
- Revocar total o parcialmente la
autorización del tratamiento de sus datos por parte de WOMTUR En caso de revocatorio
total por parte del titular WOMTUR solo podrá usar los datos en ejercicio de
sus funciones legales o por orden judicial.
- Presentar ante la Superintendencia
de Industria y Comercio quejas por infracciones o incumplimiento al régimen de
protección de datos personales.
10. MEDIOS DE CONTACTO PARA
EJERCER SUS DERECHOS
El Titular podrá ejercer sus
derechos sobre sus datos personales haciendo solicitud vía correo electrónico a
la dirección clientes@womtur.com
11. PROCEDIMIENTOS PARA
CONSULTAS, SOLICITUDES O RECLAMOS POR PARTE DEL TITULAR
El Titular podrá ejercer sus
derechos ante WOMTUR realizando previa solicitud por medio del canal ya mencionado.
Siendo necesario que la solicitud exprese de manera clara sus datos de contacto
como nombres y apellidos completos, número de documento de identidad, correo
electrónico y el objetivo de la solicitud, todo ello con la finalidad de dar
respuesta a su solicitud.
Toda solicitud o reclamo se
verificará la identidad del titular de los datos para proseguir con el
tratamiento.
Cuando la solicitud tenga por
objeto la rectificación o actualización, el titular deberá indicar las
correcciones a realizar.
El Titular de los datos
personales puede revocar la autorización concedida en cualquier momento,
exceptuando de lo anterior aquellos eventos en los cuales lo impida una
disposición legal o contractual. El Titular deberá informar con precisión si la
revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial
cuando el Titular manifiesta que desea revocar el Tratamiento de sus datos
personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de
concursos, de estudios de consumo, etc, escenario en el que el titular deberá
indicar la finalidad que desea eliminar.
El Titular de los datos
personales podrá solicitar la eliminación de su información que reposa en las
bases de datos de WOMTUR siguiendo el procedimiento que se indica en este
numeral.
Toda solicitud será atendida en
un plazo máximo de quince (15) hábiles contados a partir de la fecha del recibo
de la solicitud. En el evento de no ser posible atender la solicitud en dicho
término, se informará dentro del mismo término, expresando los motivos que dan
lugar a la imposibilidad, al igual que la fecha en que se dará respuesta, la
cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer plazo.
Si la solicitud no contiene los
datos de contacto suficientes, o no expongan de manera expresa los hechos que
permitan a WOMTUR atender y dar trámite a la petición, se le comunicará tal
situación al remitente dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la
solicitud para que haga llegar la información necesaria dentro de los quince
(15) días hábiles siguientes al recibo del requerimiento, de no hacer llegar
las aclaraciones solicitadas se considerará como desistida la petición.
12. CONFIDENCIALIDAD
WOMTUR no vende, comercializa, ni
transfiere la información personal que el titular entregue y de la cual haga
tratamiento, excepto en los casos permitidos por la ley. La información
personal entregada por los titulares sólo es accesible por un número limitado
de personas que tienen permisos especiales para manejo de la información y que
están comprometidos a mantener la confidencialidad de los datos. En todos los
casos.
WOMTUR realiza acuerdos de
confidencialidad con las personas que tienen acceso a la información, para
garantizar el respeto de la misma.
Puede suceder que, en virtud de
órdenes judiciales, o de regulaciones legales, se deba revelar información a
las autoridades que así lo requieran.
13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
WOMTUR adoptará las medidas
técnicas, administrativas y humanas necesarias para garantizar la seguridad de
los datos personales objeto de tratamiento, para evitar la pérdida, consulta,
mal uso o acceso no autorizado a los datos, aclarando que dichas medidas de
seguridad no son infalibles sobre todo en lo que tiene que ver con datos
procesados o enviados por Internet, por tal motivo WOMTUR no se responsabiliza
por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a las
bases de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o
conservación de datos. WOMTUR informará en la medida de sus facultados a los
titulares de la información de cualquier evento de robo, acceso o pérdida de la
información donde puedan estar involucrados sus datos. Estos casos de robo,
acceso o perdida de la información se pueden presentar por medio de:
- Correos electrónicos con
dominios falsos o clonados. Por lo cual es importante que el usuario realice
las transacciones siempre por dominios conocidos para disminuir los riesgos por
medio de:
- Software espía instalado en
computadores públicos que roban la información digitada por el usuario. Por lo
anterior, se recomienda en lo posible que la transacción sea realizada en el
computador de la casa o la oficina y mantener antivirus actualizado.
- Se podría presentar
suplantación del “USUARIO” por conocimiento por parte de un tercero de los
datos personales del titular. Por lo cual se recomienda no brindar información
personal a personas desconocidas.
14. TRANSFERENCIA DE DATOS A
TERCEROS PAÍSES
WOMTUR no transfiere bases de
datos a terceros ni a países, excepto lo que sea requerido por ley.
15. ACTUALIZACIÓN Y VIGENCIA
WOMTUR se reserva el derecho de
actualizar o modificar esta política en cualquier momento, razón por la cual se
invita a todo titular a consultar regular o periódicamente la página web www.womtur.com
a través de la cual se mantendrá la última versión de esta política. Cuando el
cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares
una nueva autorización para aplicar las mismas, además se indicará la fecha a
partir de la cual regirá la nueva política.
Los datos suministrados serán
utilizados durante el plazo necesario para dar cumplimiento del uso y
finalidades descritos en esta Política.
Actualizado mayo de 2023.